Mange bedrifter har en komplisert reisepolicy som er vanskelig å forstå for de ansatte. Det fører til at reisepolicyen ikke blir fulgt, og bedriften får derfor mye større reiseutgifter enn nødvendig. Her har vi i Vinst samlet 4 tips for at du skal få en reisepolicy de ansatte faktisk kommer til å bruke.
Basert på våre kunders erfaringer og analyse av prisene på flybilletter, leiebil og hotellrom ser vi at mange bedrifter er tjent med å revurdere hvilke kriterier deres reisepolicy bør ha. Vi har derfor definert 4 tips du kan benytte som utgangspunkt for å endre reisepolicyen dere har i dag til en som er enkel å implementere, og som vil spare bedriften store beløp på reiser
- Kartlegg reisemønsteret til dine ansatte
- Tilpass reisepolicyen etter ditt selskap
- Legg til rette for kostnadseffektive bestillingsrutiner
- Sørg for at de ansatte følger retningslinjene
1. Kartlegg reisemønsteret til dine ansatte
Start med å få en oversikt over reisemønsteret til dine ansatte. Hvilke flystrekninger er de mest populære, hvilke steder besøker de, hvor lange er reisene og hvor lang tid i forkant av avreisetidspunkt bestiller de sine reiser? Alle disse tingene er med på å bestemme hvilket fly-, leiebil-, og hotellselskap som gir høyest kostnadseffektivitet. I tillegg gir det en pekepinn på hvilke retningslinjer ditt selskap burde innføre for bestilling av reiser.
2. Tilpass reisepolicyen etter ditt selskap
Etter at du har kartlagt reisemønsteret til dine ansatte er det viktig å fastslå at one size fits all ikke nødvendigvis gjelder. Som jobbreisende vet man at endringer kan skje. Ved kanselleringer eller forandring i planer vil det være rimeligere å ha booket en billett, et hotellopphold eller en leiebil hvor endringer kan gjøres kostnadsfritt. Du bør derfor sørge for at dere har bedriftsavtaler med gode betingelser og samtidig vurdere å tillate booking av fleksible billetter.
3. Legg til rette for kostnadseffektive bestillingsrutiner
Det er ikke nytt at flyselskaper og hoteller skrur opp prisene jo nærmere avreisetidspunkt og opphold du som reisende nærmer deg. Ved å legge føringer for at de ansatte skal bestille flybilletter minimum én uke før avreise og hotell minimum to uker før avreise vil bedriften betale mindre enn hvis bestillingen skjer tett opptil avreisetidspunkt. Eller enda enklere; legg til rette for at de ansatte skal bestille fleksible flybilletter, og hotellopphold som kan kanselleres. Slik kan bedriften spare store beløp om jobbreisen ikke blir noe av.
4. Sørg for at de ansatte følger retningslinjene
Når du har definert kriteriene for reisepolicyen begynner den virkelige jobben - implementere reisepolicyen i din bedrift. Å benytte reisebyrå kan være til hjelp for å få de ansatte til å følge policyen. Ved å definere hvilke flyselskaper som er foretrukket og samtidig legge inn eventuelle bedriftsavtaler på hotell og leiebil, vil dette være synlig for de ansatte på reisebyråets bestillingssider. Dette gir samtidig en unik mulighet til å samle inn data og statistikk over reiser, som igjen gjør det enklere å kontinuerlig tilpasse reisepolicyen eller oppdage avvik fra den.
Last ned gratis mal for reisepolicy
I mange yrker er reising i forbindelse med jobb en nødvendighet. Dette medfører at selskapet bør ha en bevisst tilnærming til bestillingsrutiner og hvilke avtaler de ansatte skal benytte. Med Vinst kan din bedrift få gjennomgang av bestillingsrutinene og tilgang til gode avtaler som reduserer reisekostnadene.
I tillegg til å gi bedrifter i Norge markedsledende vilkår på reiser, har vi laget en gratis mal for reisepolicy. Last ned denne reisepolicyen for å enkelt sette opp en reisepolicy som passer din bedrifts reisebehov.
