Mange små og mellomstore bedrifter (SMB) i Norden bruker betydelig tid på å forhandle egne leverandøravtaler. Du vet sikkert at forhandlingskraft avhenger av volum og at større bedrifter ofte får bedre betingelser. Men hva om du kunne oppnå de samme fordelene uten å bruke ressurser på langvarige forhandlinger? Vinst gir deg tilgang til ferdigforhandlede innkjøpsavtaler som sparer både tid og penger.
Denne artikkelen forklarer hva en innkjøpsavtale egentlig er, hvordan den skiller seg fra å forhandle selv, og hvorfor stadig flere nordiske SMBer velger innkjøpssamarbeid fremfor individuelle avtaler.
En innkjøpsavtale er en kontrakt mellom en innkjøper og en leverandør som fastsetter priser, leveringsbetingelser og kvalitetskrav for fremtidige kjøp. I motsetning til enkeltkjøp der du forhandler hver gang, har du med en innkjøpsavtale allerede klare vilkår på plass.
Fordelen er forutsigbarhet. Du vet hva du betaler for kontorrekvisita, IT-utstyr eller frakttjenester, og leverandøren vet hva de kan forvente i bestillinger. Dette reduserer administrasjon for begge parter.
For SMBer er utfordringen at gode innkjøpsavtaler krever forhandlingskraft. Og forhandlingskraft kommer fra volum. Her kommer innkjøpssamarbeidet inn som en løsning.
Et innkjøpssamarbeid samler mange bedrifter under én paraply. Sammen representerer de et stort innkjøpsvolum som gir forhandlingsposisjon på nivå med store konsern. Leverandørene tilbyr bedre priser fordi de får tilgang til mange kunder gjennom én avtale.
Vinst er Nordens største innkjøpssamarbeid med over 10 000 medlemsbedrifter. Gjennom denne kollektive forhandlingskraften får medlemmer tilgang til over 50 ferdigforhandlede rammeavtaler hos kjente leverandører.
Du betaler ingen oppsettavgift, og det er ingen volumforpliktelser. Bruker du lite, betaler du lite. Bruker du mye, får du samme gode pris per enhet som storkundene.
Når du forhandler egne leverandøravtaler, investerer du tid i å kartlegge leverandørmarkedet, sammenligne tilbud og gjennomføre forhandlinger. For strategiske innkjøp som er tett knyttet til kjernevirksomheten, kan dette være riktig prioritering.
For ikke-strategiske innkjøp (alt fra kaffe og kontormøbler til strøm og mobilabonnement) er regnestykket annerledes. Disse innkjøpene må gjøres, men de genererer ikke inntekter direkte. Her er tid brukt på forhandlinger en kostnad som sjelden lønner seg.
Ved å benytte ferdigforhandlede innkjøpsavtaler frigjør du ressurser. Innkjøpsprisen er ofte bare toppen av isfjellet på hva som påvirker totalkostnaden mot faktorer som bestillingsprosedyrer og logistikk.
Kollektiv forhandlingskraft gir deg priser du aldri ville oppnådd alene. Når 10.000 bedrifter forhandler sammen, lytter leverandørene. Du får tilgang til rabatter som normalt krever millionvolum selv om din bedrift bare har noen få ansatte.
Tradisjonelle leverandøravtaler kommer ofte med volumforpliktelser. Klarer du ikke å opprettholde volumet, mister du rabatten, eller du får en bot. Med innkjøpssamarbeid garanterer samarbeidet for volumet, ikke den enkelte bedriften.
Hvert minutt du bruker på å forhandle fraktavtaler eller sammenligne leverandører av kontorrekvisita, er et minutt du ikke bruker på det bedriften din faktisk tjener penger på. Ferdigforhandlede avtaler gir deg denne tiden tilbake, slik at du kan bruke tiden på bedriftens kjernevirksomhet.
Typiske kategorier inkluderer IT-utstyr og programvare, mobilabonnement, flyreiser og hotell, kontormøbler og inventar, kaffe og kantine, frakt og logistikk, strøm og forsikringer. Dette er innkjøp de fleste bedrifter trenger, men som ikke er direkte knyttet til produktet eller tjenesten de selger.
Vinst har for eksempel avtaler med anerkjente leverandører innen alle disse kategoriene. Avtalene er tilgjengelige gjennom en innkjøpsportal der du kan se priser og betingelser med ett tastetrykk.
Først kartlegger du hvilke ikke-strategiske innkjøp bedriften din har. Deretter sammenligner du dagens priser og betingelser med hva du kunne oppnådd gjennom et innkjøpssamarbeid.
Vinst tilbyr en gratis og uforpliktende benchmark der du får se konkret hvor mye din bedrift kan spare. Benchmarken sammenligner dine nåværende avtaler med Vinsts ferdigforhandlede betingelser, slik at du ser besparelsene før du tar en beslutning.
Medlemskap krever ingen binding, og du kan begynne å bruke avtalene umiddelbart etter registrering.
For nordiske SMBer innkjøpsavtaler gjennom et samarbeid ofte den mest lønnsomme tilnærmingen til ikke-strategiske innkjøp. Du får tilgang til stordriftsfordeler, unngår volumforpliktelser og frigjør tid til å fokusere på det som faktisk driver inntekter.
Spørsmålet er ikke om du har råd til å bruke innkjøpsavtaler, det er om du har råd til å la være.
En innkjøpsavtale er et overordnet begrep for avtaler som regulerer fremtidige kjøp. En rammeavtale er en spesifikk type innkjøpsavtale som fastsetter betingelser uten å forplikte til konkrete volum. Vinst bruker rammeavtaler som gir deg frihet til å kjøpe det du faktisk trenger.
Nei, gjennom Vinst har du ingen volumforpliktelser. Innkjøpssamarbeidet garanterer for det samlede volumet ovenfor leverandørene. Du får gode priser uansett om du kjøper to eller tjue enheter.
SMB med 10 til 250 ansatte har størst nytte. Disse bedriftene har betydelige innkjøpsbehov, men mangler ofte forhandlingskraft og dedikerte innkjøpsressurser. Vinst gjør det mulig å oppnå storkundepriser uten egen innkjøpsavdeling.
Vinst tilbyr en gratis benchmark-analyse der du sammenligner dine nåværende priser med Vinsts ferdigforhandlede betingelser. Analysen viser konkrete besparelser per kategori, slik at du kan ta en informert beslutning.
Innkjøpsavtalen mellom innkjøpssamarbeidet og leverandøren er bindende. Som medlem i samarbeidet får du tilgang til betingelsene, men du forplikter deg ikke til å bruke dem. Du velger selv hvilke avtaler du benytter og når.